GROEPSREISVOORWAARDEN VOOR CONTRACTTARIEVEN

1. Definities en toepassing

1.01 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle groepsreserveringen die door of namens het Bedrijf zijn geaccepteerd.

1.02 In deze voorwaarden:
Betekent ‘Groepsboeking’ een boeking voor een contract voor het vervoer van een groep van 10 of meer passagiers (of voor een ander minimumaantal dat het Bedrijf op gezette tijden kan bekendmaken als in aanmerking komend voor verlaagde groepstarieven) op één en dezelfde overtocht;

Betekent ‘Bedrijf’ in verband met een groepsboeking ofwel (a) P&O Short Sea Ferries, als u een Korte zeeroute volgt; (b) P&O European Ferries (Irish Sea) Limited, als u een Ierse Zeeroute volgt; of (c) P&O North Sea Ferries, als u een Noordzeeroute volgt;

Betekenen ‘Ierse zeeroutes’ overtochten tussen Cairnryan en Larne of andere routes die door ons over of rond de Ierse Zee worden gevolgd.

Betekenen ‘Noordzeeroutes’ overtochten tussen Rotterdam/Zeebrugge en Hull of andere routes die door ons over of rond de Noordzee worden gevolgd;

Betekent ‘Operator’ in verband met een groepsboeking: het bus-/coachBedrijf of de touroperator of een persoon die een groepsboeking doet voor of namens passagiers voor wie de groepsboeking plaatsvindt of bedoeld is en die alle verplichtingen van de passagiers voor wie de groepsboeking plaatsvindt of bedoeld is, aan die passagiers duidelijkmaakt;

Betekenen 'Korte zeeroutes’ overtochten tussen Calais en Dover of eventuele andere routes die door ons over of door het Kanaal worden gevolgd;

Betekent ‘Voertuig’ het (eventuele) voertuig waarin de groep die de boeking maakt of voor wie de boeking wordt gemaakt, wordt vervoerd;

Betekent ‘Groepspassagier(s)’ een persoon of personen die deel uitmaken of de bedoeling hebben om deel uit te maken van een groep waarvoor een groepsboeking wordt gemaakt, waaronder ook werknemers of vertegenwoordigers van de operator;

Betekenen ‘de Algemene Voorwaarden van het Bedrijf’ (kopie op verzoek beschikbaar en onder www.poferries.com/nl/portal) de voorwaarden van het Bedrijf voor het vervoer van passagiers en de voertuigen waarin zij reizen alsmede hun eigendommen zoals zij nu gelden en op gezette tijden worden bijgewerkt, evenals alle eventuele bijkomende voorwaarden die op gezette tijden in gedrukte vorm door het Bedrijf worden bekendgemaakt.


1.03 Deze voorwaarden blijven van toepassing op een groepsreservering, ondanks een eventuele vermindering van het aantal daadwerkelijk vervoerde passagiers ten opzichte van het aantal dat oorspronkelijk in de groepsreservering is opgenomen, met dien verstande dat er ten minste 10 passagiers moeten worden vervoerd.

2. Aard van de contracten

2.01 De Operator treedt op als agent voor elke passagier van de Groep en als opdrachtgever in alle andere opzichten en bevestigt dat hij naar behoren gemachtigd is om de Groepsreservering met het Bedrijf aan te gaan.

2.02 De Operator verbindt zich ertoe de verantwoordelijkheid te dragen voor de betaling van alle gelden die de Groepspassagiers aan het Bedrijf verschuldigd zijn. De Operator is niet bevoegd om het Bedrijf zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming te binden in een afzonderlijke overeenkomst tussen de Operator en het Bedrijf, waarbij de Operator specifiek gemachtigd is om namens het Bedrijf op te treden, met inbegrip van het uitgeven van tickets.

3. Reserveringen

3.01 Wanneer het Bedrijf een reservering aanvaardt, wordt deze reservering als een boekingsoptie beschouwd (tenzij per uitzondering anders wordt aangegeven).  De Operator houdt het Bedrijf volledig en prompt op de hoogte van eventuele verhogingen en/of verlagingen in het aantal Groepspassagiers.  De Operator mag tijdens de periode die voorafgaat aan de annuleringsperiode die in voorwaarde 4 wordt vermeldt, het aantal Groepspassagiers in een Groepsboeking gratis verlagen tot het minimum waarnaar wordt verwezen in de definitie in voorwaarde 1.02 .

3.02 Het definitieve aantal passagiers moet bevestigd worden door de klant.
a) Short Sea (Calais – Dover) en Ierse Zee routes:  niet later dan 42 dagen voor afreis via email of telefoon.
b) Noordzee route: een definitieve kabinelijst met alle passagiers details niet later dan 42 dagen voor afreis, tenzij anders werd afgesproken, via email.
Indien de operator dit niet doet, kan dat resulteren in een gehele of gedeeltelijke annulering van de reservering, zonder verdere kennisgeving.  Het Bedrijf behoudt het recht voor cabins die 42 dagen voor vertrek niet zijn verkocht aan anderen toe te wijzen.

3.03 Behoudens de bepalingen in paragraaf 3.08 worden de tarieven pas gegarandeerd wanneer uw boeking door ons is bevestigd doordat wij u een boekingsnummer doorgeven.

3.04 U hebt geen recht op terugbetalingen als gevolg van koersschommelingen tussen de datum waarop onze tarieven worden gepubliceerd en uw vertrekdatum.

3.05 Een brandstoftoeslag kan worden gecreëerd op de 20e van de maand voorafgaand aan de reisdatum. De toeslag wordt berekend op basis van een 30-dagen MGO-gemiddelde volgens Bunkerworld.com en een 30-dagen USD/GBP-gemiddelde volgens Exchangerate.org.uk. De brandstoftoeslag is van toepassing op Coach / Minibus overtochten en wordt - indien van toepassing - voorafgaand aan de reis geïncasseerd.

3.06 De boekingen zijn gebaseerd op voorlopige vaarschema's en de voorlopige beschikbaarheid van vaartuigen; deze kunnen na de boeking veranderen.  Indien een dergelijke verandering plaatsvindt, wordt u van de alternatieve mogelijkheden op de hoogte gebracht.  Indien een alternatieve optie niet geschikt voor u is, hebt u het recht om uw boeking gratis te wijzigen of te annuleren.

3.07 Het is de verantwoordelijkheid van de operator om bij de boeking het juiste accountnummer of de juiste promotiecode op te geven.  Er worden geen terugbetalingen gedaan indien een boeking duurder uitvalt doordat de operator een verkeerd accountnummer opgeeft.

3.08 Voor boekingen die worden gemaakt voor een route waarvoor geen contracttarieven zijn afgesproken, gelden de gepubliceerde groepstarieven.

3.09       Operators met een credit account worden gefactureerd op de dag van afvaart.  Het Bedrijf stuurt een overzicht naar de operator van alle uitstaande saldo's met betrekking tot gemaakte boekingen.  Voor maandelijkse accounts wordt dit overzicht aan het einde van elke maand toegestuurd.  Volgens de betalingsvoorwaarden moet het totale uitstaande saldo op ieder maandoverzicht door het Bedrijf worden ontvangen voor of op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarop het overzicht betrekking heeft.  Voor wekelijkse accounts wordt het overzicht aan het einde van elke week toegestuurd.  Volgens de betalingsvoorwaarden moet het totale uitstaande saldo op ieder weekoverzicht door het Bedrijf worden ontvangen voor of op de laatste dag van de week die volgt op de week waarop het overzicht betrekking heeft.  Voor operators met een cash account moet de betaling gebeuren terwijl de boeking gemaakt wordt ongeacht wanneer de vertrekdatum is.  Tenzij voor een Noordzee boeking waar een voorschot gevraagd wordt – zie 3.10.
3.10 Privé groepen en operators met een cash account die reizen op de Noordzee-route wordt gevraagd een voorschot te betalen van £ 10 (€ 15) per persoon bij het maken van de boeking om de boeking te verzekeren. Dit voorschot wordt terugbetaald indien de boeking meer dan 42 dagen voor afreis wordt geannuleerd aangezien de volledige betaling vereist is 42 dagen voor de geplande afreisdatum.    Het voorschot kan niet getransfereerd worden.  Indien de boeking wordt geannuleerd binnen de 42 dagen voor afreis zal de terugbetaling gebeuren zoals beschreven in ons annulatie beleid in paragraaf 4.
3.11 Promotie- en gepubliceerde tarieven met een vaste duur zijn alleen van toepassing als het aantal passagiers op beide reizen hetzelfde is. Bij boekingen met verschillende aantallen passagiers op de heen- en terugreis, evenals bij boekingen voor een cross-route, cross-season en cross-jaar, wordt de som van twee enkele reizen voor de betreffende geboekte afvaarten in rekening gebracht. Contracttarieven zijn alleen beschikbaar wanneer eventuele aanvullende voorwaarden, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, reistijden, voertuigtypen, verblijfsduur strikt worden nageleefd.  Bij het niet naleven van deze voorwaarden is een toeslag vereist voorafgaand aan de reis.  Ruimte is alleen gegarandeerd op de geboekte afvaart. P&O Ferries behoudt zich het recht voor om £150 / €165 in rekening te brengen in de haven, indien u niet incheckt voor de reis op de geboekte afvaart. Ruimte op een alternatieve afvaart is afhankelijk van de beschikbaarheid op het moment van inchecken..

3.12 De maximaal toegestane lengte van groepsvoertuigen en het maximaal toegestane aantal passagiers in die Voertuigen kan variëren en wordt in de relevante publicatie beschreven.  Het aantal eventuele gratis plaatsen voor groepen voetpassagiers op basis van het aantal reizende passagiers wordt ten tijde van de boeking bekendgemaakt.  

3.13       De touroperator is er verantwoordelijk voor dat de buschauffeur of reisleider alle passagiers de door het bedrijf vereiste documenten verstrekt. Dit omvat de documenten die de autoriteiten in verband met Covid-19 nodig hebben. In het geval dat een passagier die met de touroperator reist, door de grensautoriteiten van een respectievelijk land wordt betrapt op het reizen zonder de juiste documentatie die vereist is voor binnenkomst in dat land, en als de grensautoriteit P&O Ferries een financiële boete oplegt voor een dergelijk verzuim, behoudt P&O Ferries zich het recht voor om de touroperator het bedrag van een dergelijke boete in rekening te brengen. De touroperator moet het bedrag van de boete betalen binnen 30 dagen na ontvangst van een geldige factuur van P&O Ferries. Ten behoeve van de passagiersregistratie verstrekt de touroperator voor het begin van de reis namen, geslacht, leeftijdsgroep en eventuele speciale behoeften/verzorging (voor noodgevallen) voor alle bestuurders en passagiers voor wie een overtocht is geboekt.  Documenten voor de registratie van passagiers zijn verkrijgbaar op onze website www.poferries.com. De chauffeur en/of groepsleider is er tevens voor verantwoordelijk dat alle passagiers aanwezig en ge-identifieerd zijn voor én na de inscheping.  Indien deze controles niet worden gedaan kunnen kosten in rekening gebracht worden aan de Operator indien hulpdiensten zoekacties moeten ondernemen.

Het Agentschap moet klanten en hun chauffeurs op de hoogte stellen van het Privacybeleid van het bedrijf, dat te vinden is op de website van het bedrijf, poferries.com, en hen uitleggen dat alle persoonlijke gegevens door het bedrijf worden verwerkt in overeenstemming met dit beleid. Bovendien moet het Agentschap de toestemming van alle klanten en de bestuurder krijgen dat het informatie over speciale behoeften/bijstand mag delen en dat het Bedrijf deze informatie mag gebruiken om hen de speciale bijstand te verlenen die zij nodig hebben.

3.14 Alle contracten tussen het Bedrijf en de Operator en tussen het Bedrijf en een Groepspassagier zijn gebaseerd op de Algemene Voorwaarden, de Handelsvoorwaarden (beide beschikbaar op www.poferries.com/nl/portal) en uw Groepsreisvoorwaarden van het Contracttarief die geacht worden hierin te zijn opgenomen en de ontvangst van een kopie hiervan waarbij de Operator bevestigt dat hij ze heeft ontvangen.

3.15 Indien de heenreis niet binnen 48 uur van de oorspronkelijke afvaartdatum wordt gebruikt, worden zowel de heen- als de terugreis automatisch geannuleerd.

4. Annuleringen

4.01 Wanneer de klant een groepsboeking annuleert, worden annulatiekosten als volgt berekend
a) Short sea (Calais – Dover): 50 % voor boekingen die geannuleerd worden tussen 8 en 42 dagen voor de geplande afreis en 100 % voor boekingen die geannuleerd worden vanaf 7 dagen of minder voor de geplande afreis.
b) Noordzee routes (zie ook 4.05): 50 % voor boekingen die geannuleerd worden tussen 15 en 42 dagen voor de geplande afreis.  100 % voor boekingen die geannuleerd worden 14 dagen of minder dan de geplande afreis.
c) Ierse zee route: 50 % voor boekingen die geannuleerd worden tussen 8 en 42 dagen voor de geplande afreis en 100 % voor boekingen die geannuleerd worden 7 dagen of minder voor de  geplande afreis.
Voor alle Premium Sailings afvaarten accepteert de klant 100 % annulatie kosten gelijk wanneer de boeking geannuleerd wordt.   Informatie over de piek afvaarten (PEAK DATE) en premium afvaarten (PREMIUM rate travel) kan u vinden in de algemene voorwaarden van uw groep kontrakt of op www.poferries..com.

4.02 Indien voorgeboekte maaltijden worden geannuleerd binnen de 48 uur voor de geplande afreis worden 100 % annulatiekosten aangerekend. 
4.03 Wijzigingen van boekingen worden als volgt berekend:
a) non-Premium sailing date (geen premium afreis datum): wijzigingen binnen 42 dagen voor het geplande vertrek worden beschouwd als een annulatie en worden berekend zoals gedetaileerd in 4.01
b) Premium sailing dates (Premium afvaarten): Om het even welke wijzigingen aan premium overtochtdata kunnen niet doorgaan zonder opgelopen 100 % annulatiekosten. Deze boekingen zijn niet terugbetaalbaar gelijk welke wijziging wordt gevraagd.
c) alle afvaart datums: binnen de 42 dagen voor de geplande afreis accepteren wij alleen wijzigingen aan afvaarttijden voor dezelfde dag, indien de prijs vermeerdert moet de verhoging worden betaald ; indien de prijs vermindert wordt de vermindering niet terugbetaald.

4.04 Agenten met een credit account moeten hun Short Sea boeking ten laatste 43 dagen voor afreis bevestigen per email of telefoon om te vermijden dat hun boeking automatisch wordt geannuleerd. 

4.05 Boekingen – uitgezonderd deze uitgelegd in paragraaf 4.04 - worden alleen volledig geannuleerd indien deze schiftelijk werden geannuleerd door de Operator.  Wijzigingen aan het totaal aantal personen, hutten en maaltijden kunnen telefonisch en schriftelijk doorgegeven worden.

4.06 Op de Noordzee route; als gereisd wordt op een thema minicruise afvaart  (geadviseerd bij het maken van de boeking)  moeten wij het definitieve aantal passagiers en de kabinelijst ontvangen niet later dan 45 dagen voor de geplande afreis.  Indien dit niet gebeurt wordt de boeking geannuleerd met 100 % annulatiekosten.

5. Supportersgroepen (Short Sea en Ierse Zee) en vrijgezellengroepen

5.01 Supportersgroepen kunnen uitsluitend worden vervoerd op onze Korte zeeroute en onze Ierse Zeeroute.

5.02 Groepen van hetzelfde geslacht worden op alle routes aanvaard.  Het Bedrijf behoudt echter het recht voor, naar eigen goeddunken een boeking die namens een dergelijke groep wordt gemaakt, te weigeren.  Supportersgroepen en groepen van hetzelfde geslacht dienen zich aan de volgende bijzondere voorwaarden te houden: 

a) Ten minste één week voor de reis wordt een volledige lijst met namen, adressen en paspoortnummers (met uitzondering van diegenen die vanaf Larne, Cairnryan vertrekken; hier worden geen paspoorten vereist) van alle passagiers in de groep aan het Bedrijf gegeven.  (ALLEEN voor groepen van hetzelfde geslacht.)

b) Er mogen geen supportersjaals, -spandoeken, -vlaggen e.d.  in de haven, in de coach/bus of aan boord van het schip zichtbaar zijn.  Er mogen in de haven of aan boord van het schip geen liederen worden gezongen die beledigend kunnen zijn voor andere passagiers.

c) Geen alcohol in de coach/bus en iedereen die er aangeschoten/dronken uitziet wordt aan boord geweigerd.

d) In elke coach/bus moeten twee genomineerde stewards aanwezig zijn.  Hun namen moeten bij de boeking worden doorgegeven.

e) Voor de overtocht van groepen supporters moet te allen tijde de volle brochureprijs worden betaald.  Alle reserveringen MOETEN schriftelijk worden bevestigd.

6. Jeugdgroepen

Organisatoren van groepen jongeren en/of kinderen moeten groepsleiders aanstellen, die te allen tijde verantwoordelijk zijn voor de supervisie van hun groep; zij dienen zich onmiddellijk nadat zij aan boord zijn gegaan te melden bij de informatiebalie.  Jongeren onder de 18 jaar worden door ons niet toegestaan om tabaksartikelen, sigaretten, wijn of sterke drank te kopen aan boord van onze winkels, -bar, en –eetgelegenheden.
Natuurlijke uitbundigheid valt van kinderen te verwachten, maar voordat uw groep aan boord gaat, moeten de gevaren van ongeregeld en dwaas gedrag worden uitgelegd.  Wij vragen ook dat het comfort van en beleefdheid ten opzichte van andere passagiers worden gerespecteerd.  Het Bedrijf behoudt het recht voor, naar eigen goeddunken een boeking die namens een dergelijke groep wordt gemaakt, te weigeren.  Een Jeugdgroep bestaat voor 50% uit passagiers van 0-15 jaar.

De Voorwaarden voor Groepstarieven en Groepsreizen dienen te worden gelezen in combinatie met de volledige Algemene Voorwaarden van P&O.  Ga a.u.b.  naar www.poferries.com/nl/portal, klik op 'Algemene voorwaarden' en let vooral op de clausules 4, 6, 9, 10 en 12.  

18 November 2021

7. Groepen die reizen als voet passagiers

Operators die groepen als voet passagiers boeken op de Short Sea moeten hun eigen busvervoer regelen om hun passagiers aan de kade in Dover en Calais af te zetten en op te halen  Deze bus moet veilig geparkeerd en beschikbaar blijven tot de group aan boord gaat/van boord komt.

De Voorwaarden voor Groepstarieven en Groepsreizen dienen te worden gelezen in combinatie met de volledige Algemene Voorwaarden van P&O.  Ga a.u.b.  naar www.poferries.com/nl/portal, klik op 'Algemene voorwaarden' en let vooral op de clausules 4, 6, 9, 10 en 12.